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Fattura elettronica: obbligatoria dal 2019

A partire dal 1° gennaio 2019 scatta l’obbligo di fattura elettronica tra privati. I titolari di partita Iva dovranno emettere il documento in formato digitale XML tramite SdI dell’agenzia delle Entrate, ma per i primi sei mesi dell’anno i ritardatari non saranno sanzionati

di Francesca Secci 26 nov 2018 ore 10:04

fattura_2Niente più pile di fogli e cartelle ingombranti sulla scrivania: dal 2019 tutte le fatture si potranno emettere e conservare online. In questa guida sarà spiegata cosa è la fattura elettronica e come si compila.

La Pubblica Amministrazione ha definito il cosiddetto Sistema di Interscambio, che sarà il mezzo attraverso il quale viaggeranno le fatture elettroniche.

Il sistema inoltre sarà in grado di correggere eventuali errori di compilazione.

I titolari di partita IVA, tramite il sistema di interscambio (SdI) dovranno emettere il documento in formato XML digitale. Si è calcolato che l’obbligo della fattura elettronica nelle operazioni B2B e B2C potrebbe riguardare circa tre milioni di partite Iva. Sono inoltre previste delle sanzioni nel caso in cui la fattura elettronica sarà emessa tardivamente.

 

CHE COS’È LA FATTURA ELETTRONICA

La fattura elettronica è un sistema digitale per l'emissione, la trasmissione e l'archiviazione delle fatture e consente di superare definitivamente la carta e tutti i costi di stampa, spedizione e conservazione.

La sua obbligatorietà è sancita dalla modifica introdotta dall'articolo 11 del decreto fiscale (Dl 119/2018), ora in corso di conversione parlamentare.

La fattura elettronica ha lo stesso valore legale della versione cartacea, ma differisce da quella precedente per il formato, che deve soddisfare alcuni requisiti, che prevedono la trasmissione in formato digitale XML, che è utilizzato molto spesso per la trasmissione di dati.

Utilizzando la firma digitale e monitorando il flusso di fatturazione, la fattura elettronica ha il compito di garantire l'autenticità della fonte e l'integrità del contenuto.

Oltre al fatto che permette l’archivio puntuale e preciso delle fatture, ciò che caratterizza la fatturazione elettronica è anche il risparmio legato ai costi di gestione cartacei.

 

A CHI È RIVOLTA LA FATTURA ELETTRONICA

La fattura elettronica diventerà obbligatoria dal 1° gennaio 2019 e coinvolgerà:

  • Tutte le operazioni tra soggetti con partita Iva, persone o imprese (Business to Business, B2B)
  • Tutte le operazioni di soggetti con partita Iva verso soggetti privati/consumatori finali senza partita Iva (Business To Consumer, B2C)

La fattura elettronica è già obbligatoria per:

  • Coloro che lavorano nel settore dei carburanti dal 1° luglio 2018 sono obbligati a emettere fattura elettronica
  • Coloro che sono subappaltatori della pubblica amministrazione dal 1° luglio 2018 sono obbligati a emettere fattura elettronica
  • I fornitori di tutte le pubbliche amministrazioni già dal 31 marzo 2015 sono obbligati a emettere la fattura in formato elettronico

 

GLI ESONERATI DALLA FATTURA ELETTRONICA

Sono esonerati dalla fattura elettronica i contribuenti minimi in regime di vantaggio (commi 1 e 2, articolo 27, Dl 98/2011) e i forfettari (articolo 1, commi 54-89, legge 190/2014, legge di Stabilità 2015), ad eccezione di chi fa parte della pubblica amministrazione.

Le due categorie appena menzionate devono comunque ricevere le fatture in formato elettronico se chi le emette è un soggetto obbligato alla fatturazione elettronica.

Coloro che invece hanno l’obbligo di emissione della fattura elettronica, ne sono esonerati solo nei confronti di un soggetto (sia impresa che persona fisica) non residente in Italia.

Tuttavia dal 2019 ci sarà, per le operazioni con l’estero, l’obbligo di comunicazione mensile dei dati attraverso il cosiddetto “esterometro” (un nuovo modello Intrastat).

È bene precisare che i contribuenti minimi in regime di vantaggio e i forfettari sono esonerati soltanto dall’emettere la fattura elettronica.

Ciò vuol dire che al contrario dovranno attrezzarsi per ricevere le fatture elettroniche. 

 

COME COMPILARE UNA FATTURA ELETTRONICA

Per compilare e inviare una fattura elettronica, si possono percorrere due strade: o utilizzare un programma di software di una società privata, o adoperare quello disposto gratuitamente dall’agenzia delle Entrate.

Si utilizza la stessa procedura per le fatture cartacee, ma anziché stamparla o salvarla in formato Pdf, il file generato andrà salvato nel formato XML.

In seguito, occorrerà firmare digitalmente la fattura tramite firma elettronica qualificata per poi inviare il tutto al destinatario utilizzando il Sistema d’Interscambio SdI dell’Agenzia delle Entrate.

 

Il file formato XML (eXtensible Markup Language) è un linguaggio informatico che definisce e controlla il significato degli elementi contenuti in un documento al fine di verificare le informazioni richieste dai controlli previsti dalla legge. La dimensione massima non deve superare i 5 MB.

Il Sistema di Interscambio SdI utilizza diversi codici che identificano il destinatario della fattura elettronica:

  • Per la Pubblica Amministrazione esiste il Codice Univoco Ufficio, è formato da 6 caratteri e individua l’ente pubblico o il singolo ufficio. I codici sono reperibili sul portale dell’Ipa (Indice della Pubblica Amministrazione.)
  • Per quanto riguarda i consumatori sprovvisti di Partita Iva, i codici corrispondenti equivarranno al Codice Fiscale. In questo caso il prestatore dovrà indicare come Codice del destinatario "0000000" e scrivere il codice fiscale del cliente
  • Per i destinatari B2B (imprese, professionisti) saranno adoperati due codici:
    • PEC: il file XML conterrà l’indirizzo PEC del cliente al quale lo Sdi trasmetterà la fattura
    • Se il cliente possiede un codice di accreditamento SdI, esso sarà utilizzato per inviargli la fattura

Il codice deve essere presente sulla fattura elettronica insieme al numero della Partita Iva, l'indirizzo, la data del documento e tutti gli altri dati rilevanti per l'imposta. Dopo il completamento, l'emittente deve firmare digitalmente la fattura.

Una volta firmata, la fattura viene trasmetta al Sistema di Interscambio, il quale, prima di inviare la fattura elettronica, verifica che il formato del documento e i dati inseriti siano corretti.

 

COME RICEVERE E CONSERVARE LA FATTURA ELETTRONICA

La fattura elettronica è consegnata dal Sistema d’Interscambio (SdI) al cessionario e al committente tramite un indirizzo Pec a lui intestato o su canale telematico.

In alternativa, il destinatario della fattura elettronica può riceverla per suo conto da una terza parte, solitamente un intermediario o un fornitore, che offre determinati servizi per l'invio e la ricezione di fatture elettroniche.

 

La fattura elettronica si può conservare:

  • Utilizzando il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate
  • Se si ha un sistema di conservazione sostitutivo, si può conservare il file dopo averlo convertito nei formati pdf, jpeg o text
  • Il file può essere conservato in forma cartacea solo se riguarda le fatture elettroniche diverse da quelle ricevute dai soggetti obbligati dal 1° luglio (carburanti, subappaltatori.)

La fattura elettronica può essere conservata non solo nel formato in cui è stata creata (XML), ma anche nei formati pdf, jpeg, text.

In ogni caso, le tecniche di conservazione devono essere conformi ai requisiti del Codice di amministrazione digitale.

L'Agenzia delle Entrate offre un servizio di conservazione gratuito che sarà disponibile dal 2019.

 

QUANDO EMETTERE LA FATTURA ELETTRONICA

Come per la fattura in formato cartaceo, la fattura elettronica segue le stesse identiche regole per la quale deve essere emessa al momento dell’operazione (articolo 21, comma 4, del Dpr 633/1972).

Sarà possibile l’emissione in differita, se le operazioni sono state eseguite nel mese precedente e documentate con documenti di trasporto (Ddt).

La fattura si può emettere entro il 15 del mese successivo a quello della sua effettuazione indicando come data di emissione quella di effettiva emissione del documento.

Eventuali intermediari. La fattura elettronica può essere emessa sia dal prestatore, oppure da un terzo che emette per conto del fornitore (come ad esempio il commercialista).

 

DEROGHE ALLA FATTURA ELETTRONICA

Dal momento che si tratta di un nuovo sistema, sono state previste delle deroghe, secondo le quali per i primi 6 mesi dall’inizio della fatturazione elettronica obbligatoria (cioè dal 1° gennaio 2019) non si applicheranno sanzioni in caso emissione tardiva, anche se ritarderà la detrazione per l’acquirente/committente.

Le sanzioni saranno ridotte del 20% se la fattura, emessa tardivamente, partecipa alla liquidazione periodica del mese o trimestre successivo.

Decorsi i sei mesi, a partire dal 1° luglio 2019 la fattura potrà essere emessa entro 10 giorni dall’effettuazione dell’operazione.

Questo scritto è redatto a solo scopo informativo, può essere modificato in qualsiasi momento e NON può essere considerato sollecitazione al pubblico risparmio. Il sito web non garantisce la correttezza e non si assume la responsabilità in merito all’uso delle informazioni ivi riportate.
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