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Come scrivere una lettera di richiesta di documentazione

Nella trattazione di una pratica amministrativa, può risultare necessario acquisire della documentazione per il perfezionamento e la conclusione dell'ITER procedurale. Questa guida indica come impostare una lettera e quali elementi deve contenere una richiesta di documentazione rivolta ad un cliente, ad un fornitore o ad un utente.

di alexxxs77 28 aprile 2011

Istruzioni

Difficoltà

Una lettera di richiesta di documentazione, deve contenere gli elementi essenziali di altre tipologie di comunicazione ed inviti. Perciò, inserisci in alto a destra il luogo e la data. Nel rigo appena sotto, invece, inserisci il destinatario con il relativo indirizzo e, se previsto dalla prassi del tuo ufficio, un numero di protocollo. Nell'oggetto scrivi "Oggetto: Richiesta documentazione".
Nel caso in cui, una parte della documentazione sia già stata mandata e necessiti perciò solamente di un'integrazione, usa nell'oggetto la formula "Oggetto: Richiesta integrazione di documentazione". Nel corpo della lettera fai inizialmente riferimento alla pratica che stai esaminando. Usa questa formula "In riferimento alla Vostra pratica numero...".
Spiega in modo dettagliato le ragioni per cui stai chiedendo la documentazione e, se ci sono dei motivi per i quali la parte deve farti pervenire la documentazione entro un dato termine, evidenziali in grassetto. Specifica se la documentazione deve pervenire in originale o, se per la natura della pratica, è sufficiente ottenerla via mail. Indica in tal caso l'idirizzo di posta elettronica del tuo ufficio. Ringrazia la parte per la collaborazione.